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E-Rechnung in Deutschland 2026: Regeln, Fristen und Formate

Kurz gesagt: Die E-Rechnung ist in Deutschland bei Umsätzen zwischen deutschen Unternehmen Pflicht und wird von 2025 bis 2028 stufenweise eingeführt. Jedes deutsche Unternehmen muss E-Rechnungen schon jetzt empfangen können. Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz müssen sie ab dem 1. Januar 2027 ausstellen, alle anderen ab dem 1. Januar 2028. Ein PDF ist keine E-Rechnung: Sie brauchen XRechnung oder eine passende ZUGFeRD-Datei. Wenn Sie Ihren Sitz im Ausland haben und in Deutschland kein Büro besitzen, gilt die Pflicht nicht für Ihre Verkäufe, auch wenn Sie eine deutsche USt-IdNr. haben.

Dieser Leitfaden richtet sich an kleine Unternehmen, die an andere Unternehmen in Deutschland verkaufen: deutsche Shops und Studios sowie ausländische Verkäufer, die wissen wollen, ob sie betroffen sind. Wie die E-Rechnung in der gesamten EU funktioniert, lesen Sie in der Übersicht zur E-Rechnung in der EU (Englisch).

Stand der PflichtEmpfang seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Ausstellung stufenweise ab 2027
Wer betroffen istInländische B2B-Umsätze, bei denen sowohl Verkäufer als auch Käufer in Deutschland ansässig sind
Wichtige TermineEmpfang: 1. Januar 2025. Ausstellung: 1. Januar 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 €), 1. Januar 2028 (alle)
Vorgeschriebene FormateXRechnung, ZUGFeRD 2.0.1 oder höher (nicht MINIMUM oder BASIC-WL) oder andere mit EN 16931 kompatible Formate, die die Parteien vereinbaren
Netzwerk / PlattformKeine vorgeschrieben. E-Mail, Peppol, EDI oder ein Portal sind alle möglich
StrafenKein eigenes Bußgeld für die E-Rechnung. Eine nicht konforme Rechnung kann den Vorsteuerabzug des Käufers gefährden
Nicht AnsässigeNicht betroffen, es sei denn, eine deutsche Betriebsstätte ist am Umsatz beteiligt
Rechtsgrundlage§ 14 und § 27 Abs. 38 Umsatzsteuergesetz (UStG), eingeführt durch das Wachstumschancengesetz
Ihre SituationMüssen Sie E-Rechnungen ausstellen?Müssen Sie sie empfangen?
Deutsches Unternehmen verkauft an deutsche Unternehmen, Umsatz 2026 über 800.000 €Ab dem 1. Januar 2027Ja, seit 2025
Deutsches Unternehmen verkauft an deutsche Unternehmen, Umsatz 2026 höchstens 800.000 €Ab dem 1. Januar 2028Ja, seit 2025
Deutsches Kleinunternehmen mit KleinunternehmerregelungNein, nie PflichtJa, seit 2025
Deutsches Unternehmen verkauft nur an VerbraucherNeinJa, für Rechnungen deutscher Lieferanten
Ausländisches Unternehmen ohne deutsche Betriebsstätte (mit oder ohne deutsche USt-IdNr.)NeinNein
Ausländisches Unternehmen mit einer deutschen Niederlassung oder einem Büro, das am Umsatz beteiligt istJa, zu denselben TerminenJa
Verkauf an deutsche öffentliche StellenJa, schon jetzt (siehe B2G)entfällt

Die deutschen E-Rechnungsregeln stammen aus dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024. Es hat § 14 des Umsatzsteuergesetzes mit Wirkung vom 1. Januar 2025 neu gefasst. Seitdem kennt das deutsche Recht zwei Arten von Rechnungen:

  • E-Rechnung: eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen“ wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 (Englisch) entsprechen oder zwischen den Parteien vereinbart und ohne Datenverlust in diese Norm umwandelbar sein.
  • Sonstige Rechnung: alles andere, also Papier, PDF, Word, Scan oder Bild.

Bei einem Verkauf von einem deutschen Unternehmen an ein anderes muss die Rechnung eine E-Rechnung sein. Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG.

ZeitraumEmpfangAusstellung
1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026Jedes deutsche Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen könnenPapier ist immer erlaubt. PDF und andere Formate sind erlaubt, wenn der Kunde zustimmt
1. Januar bis 31. Dezember 2027PflichtE-Rechnung Pflicht, wenn Ihr Umsatz 2026 über 800.000 € lag. Bei höchstens 800.000 € sind Papier oder PDF (mit Einverständnis) weiter erlaubt. EDI ist für alle erlaubt, mit Einverständnis
Ab dem 1. Januar 2028PflichtE-Rechnung Pflicht für alle (Ausnahmen siehe unten)

Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Sie eine E-Rechnung eines deutschen Lieferanten nicht ablehnen. Laut den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung reicht ein E-Mail-Postfach zum Empfang. Für den Empfang brauchen Sie keine besondere Software. Sie sollten aber etwas haben, das die XML-Datei lesbar darstellt, denn diese Datei ist die Rechnung, nicht ein beiliegendes PDF.

Beim Empfang gibt es keine Ausnahmen. Auch Kleinunternehmer und Unternehmen, die nur umsatzsteuerfreie Umsätze ausführen, müssen E-Rechnungen empfangen können.

Für Umsätze im Jahr 2027 dürfen Sie weiter Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken (PDF mit Einverständnis des Kunden), aber nur, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug. Gemeint ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, im Kern Ihre steuerpflichtigen Umsätze des Jahres abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze und Umsätze aus dem Verkauf von Anlagevermögen.

Liegen Sie darüber, sind E-Rechnungen für Ihre deutschen B2B-Umsätze ab dem 1. Januar 2027 Pflicht.

Unternehmen, die Rechnungen schon per EDI austauschen (üblich bei großen Händlern und in der Fertigung), dürfen mit Einverständnis des Kunden bis zum 31. Dezember 2027 weiter ein EDI-Format nutzen, das EN 16931 nicht erfüllt, unabhängig vom Umsatz. Danach zählt ein EDI-Format weiterhin, wenn sich die erforderlichen Daten verlustfrei in ein EN-16931-Format übertragen lassen.

Ab dem 1. Januar 2028 muss jedes deutsche Unternehmen bei inländischen B2B-Umsätzen E-Rechnungen ausstellen, außer in den Fällen im nächsten Abschnitt.

FormatGilt?Hinweise
XRechnungJaDas nationale EN-16931-Format Deutschlands, in UBL- oder CII-Syntax. Auch für die meisten Rechnungen an die öffentliche Hand vorgeschrieben
ZUGFeRD 2.0.1 oder höher: Profile EN 16931 (COMFORT), EXTENDED, XRECHNUNG und BASICJaEin PDF mit eingebettetem XML. Das XML ist die Rechnung
ZUGFeRD: Profile MINIMUM und BASIC-WLNeinSie enthalten nicht alle Daten, die eine Umsatzsteuerrechnung braucht
Factur-X (Englisch)Ja, in den passenden ProfilenTechnisch dasselbe wie ZUGFeRD 2.x
Peppol BIS Billing 3.0JaEN 16931 in UBL
EDI (EDIFACT und ähnliche)Mit EinverständnisErlaubt, wenn sich die Daten verlustfrei in EN 16931 umwandeln lassen. Nicht konformes EDI bis zum 31. Dezember 2027 erlaubt
PDF, Word, Scan, PapierNeinDas sind „sonstige Rechnungen“

Die Liste der Formate stammt aus Frage 7 der FAQ des Bundesfinanzministeriums. Alle Pflichtangaben der Rechnung (Namen, Anschriften, USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datum, Beschreibung, Beträge, Steuersätze) müssen im strukturierten Teil selbst stehen. Ein Verweis auf einen Anhang oder die PDF-Ansicht genügt nicht.

Peppol brauchen Sie in Deutschland nicht. Sie können eine E-Rechnung per E-Mail, über Peppol, per EDI oder über ein Kundenportal senden. Es kommt auf die Datei an, nicht auf den Übertragungsweg.

Ausnahmen: kleine Rechnungen, Fahrausweise und Kleinunternehmer

Abschnitt betitelt „Ausnahmen: kleine Rechnungen, Fahrausweise und Kleinunternehmer“

Diese Rechnungen dürfen immer auf Papier oder als PDF verschickt werden, auch nach 2028:

AusnahmeRegelRechtsgrundlage
KleinbetragsrechnungenGesamtbetrag von höchstens 250 €, einschließlich Umsatzsteuer§ 33 UStDV
FahrausweiseFahrscheine für die Personenbeförderung§ 34 UStDV
KleinunternehmerregelungRechnungen von Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nutzen§ 34a UStDV
Umsatzsteuerfreie UmsätzeUmsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (zum Beispiel die meisten Finanz-, Versicherungs- und medizinischen Leistungen)§ 14 Abs. 2 UStG
Verkäufe an VerbraucherB2C-Umsätze liegen außerhalb der E-Rechnungspflicht§ 14 Abs. 2 UStG

Die Grenze von 250 € gilt für den Gesamtbetrag jeder Rechnung, einschließlich Umsatzsteuer.

Ein kleiner deutscher Hersteller verkauft im Großhandel

Abschnitt betitelt „Ein kleiner deutscher Hersteller verkauft im Großhandel“

Ein Kerzenhersteller in Leipzig hatte 2026 einen Umsatz von 310.000 €, überwiegend über den eigenen Shopify-Shop und zum Teil im Großhandel. Ein Geschenkeladen in Hamburg bestellt 120 Kerzen zu 9,00 €:

  • Netto: 120 × 9,00 € = 1.080,00 €
  • Umsatzsteuer zu 19 %: 205,20 €
  • Gesamt: 1.285,20 €
RechnungsdatumWas der Hersteller senden kann
2026PDF per E-Mail, da der Laden PDFs zugestimmt hat
2027Weiterhin PDF mit Einverständnis, weil der Umsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug
Ab dem 1. Januar 2028Eine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD), per E-Mail oder über einen anderen Kanal

Eine Nachbestellung über 15 Kerzen (135,00 € netto, 160,65 € brutto) liegt unter 250 € und darf deshalb auch 2028 ein PDF bleiben. Für die Bestellungen von Verbrauchern braucht der Hersteller gar keine E-Rechnungen.

Eine mittelgroße Marke mit über 800.000 € Umsatz

Abschnitt betitelt „Eine mittelgroße Marke mit über 800.000 € Umsatz“

Eine Möbelmarke aus München hatte 2026 einen Umsatz von 1,4 Mio. €. Sie verkauft einen Tisch mit Stühlen an ein Hotel in Köln für 12.000,00 € netto plus 2.280,00 € Umsatzsteuer, insgesamt 14.280,00 €, in Rechnung gestellt im Februar 2027.

Weil der Umsatz 2026 über 800.000 € lag, muss dies eine E-Rechnung sein. Ein PDF wäre keine gültige Rechnung nach § 14, und das Hotel hätte womöglich Probleme, die 2.280,00 € Vorsteuer abzuziehen, bis die Marke eine korrekte E-Rechnung sendet.

Eine britische Hautpflegemarke lagert Ware in einem deutschen Fulfillment-Lager und ist in Deutschland umsatzsteuerlich registriert. Büro oder Personal in Deutschland hat sie nicht. Sie verkauft 200 Stück zu 15,00 € an eine Berliner Apothekenkette: 3.000,00 € netto plus 570,00 € Umsatzsteuer (19 %), insgesamt 3.570,00 €.

Die Marke ist in Deutschland nicht ansässig: Eine USt-IdNr. und Ware in einem Lager, das ein anderer betreibt, begründen in der Regel noch keine Betriebsstätte, denn die braucht eigenes Personal und eigene Ausstattung. Sie kann 2027 und 2028 also ein PDF ausstellen. Laut FAQ des Bundesfinanzministeriums kann ein ausländisches Unternehmen in dieser Lage auf der Rechnung angeben, dass es in Deutschland nicht ansässig ist, und der Käufer darf sich darauf verlassen, wenn er die übliche kaufmännische Sorgfalt anwendet.

Die E-Rechnungspflicht gilt nur, wenn sowohl der Verkäufer als auch der gewerbliche Kunde in Deutschland ansässig sind. Nach § 14 Abs. 2 UStG ist ein Unternehmen in Deutschland ansässig, wenn es dort seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte hat, die am Umsatz beteiligt ist.

  • Eine deutsche USt-IdNr. allein reicht nicht. Viele ausländische Verkäufer registrieren sich wegen Lagerware, Importen oder Messen in Deutschland für die Umsatzsteuer. Das macht sie nicht zu Betroffenen.
  • Eine deutsche Niederlassung oder ein Büro zählt, für die Umsätze, an denen sie beteiligt ist.
  • Verkauf aus dem Ausland an deutsche Unternehmen: Ihr deutscher Kunde ist in Deutschland ansässig, Sie aber nicht, also gilt die Pflicht nicht. Es gelten die üblichen grenzüberschreitenden Regeln, in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren. Siehe Verkauf an Unternehmen in der EU (Englisch).
  • Einkauf bei deutschen Lieferanten: Wenn Sie ein ausländisches Unternehmen ohne deutsche Betriebsstätte sind, müssen deutsche Lieferanten Ihnen keine E-Rechnung schicken.

US-SaaS-Unternehmen, die an deutsche Unternehmen verkaufen, werden ausführlicher behandelt in Does your US SaaS need to charge VAT in Germany? (Englisch)

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat drei Verwaltungsschreiben (BMF-Schreiben) zu den Regeln veröffentlicht. Sie binden die Finanzämter und erklären, wie das Gesetz anzuwenden ist.

SchreibenInhalt
15. Oktober 2024Die erste umfassende Anleitung: Begriffe, Anwendungsbereich, Formate, Übergangsregeln, Aufbewahrung. Änderte den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE)
15. Oktober 2025Aktualisierte das Schreiben von 2024. Führte drei Fehlerarten ein: Ein Formatfehler (die Datei verletzt die EN-16931-Syntax) bedeutet, dass das Dokument gar keine E-Rechnung ist. Bestätigte, dass alle Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen müssen und dass Gutschriften (Self-Billing) erfasst sind. Ein Kunde, der eine E-Rechnung nicht annehmen kann oder will, hat keinen Anspruch auf ein PDF
15. Oktober 2026Ergänzende Regeln vor 2027. Gemeldete Änderungen: Die Beschreibung der Lieferung oder Leistung muss ab dem 1. Januar 2027 im strukturierten Teil stehen („Leistungen laut Anlage“ genügt nicht). Erleichterungen für Voraus- und Schlussrechnungen, Bauleistungen und Rechnungen mit Bruttopreisen. Ein Fehler bei den Geschäftsregeln ist nur relevant, wenn er eine erforderliche Umsatzsteuerangabe betrifft. Ein PDF statt einer E-Rechnung ist keine Ordnungswidrigkeit. E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 nach den früheren Schreiben ausgestellt werden, werden nicht beanstandet

Das Schreiben vom Oktober 2026 ist sehr neu. Die Angaben oben stammen aus dem veröffentlichten Schreiben des Ministeriums, wie es Steuerberater zusammengefasst haben. Prüfen Sie den vollständigen Text, bevor Sie Ihre Abläufe ändern.

  • Bewahren Sie Rechnungen 8 Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG).
  • Bewahren Sie die strukturierte Datei selbst auf, unverändert, in der Form, in der Sie sie erhalten oder gesendet haben. Es genügt nicht, das XML in ein PDF oder Bild umzuwandeln und nur dieses aufzubewahren.
  • Die GoBD sind die Regeln des Bundesfinanzministeriums zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen. Die Änderung vom Juli 2025, in Kraft seit dem 14. Juli 2025, stellt klar, dass es genügt, den strukturierten Teil einer E-Rechnung aufzubewahren. Den lesbaren Teil (zum Beispiel das PDF einer ZUGFeRD-Datei) müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er weitere steuerlich relevante Angaben enthält, etwa Buchungshinweise.

Für ein PDF, wo eine E-Rechnung vorgeschrieben ist, gibt es in Deutschland kein eigenes Bußgeld. Laut BMF-Schreiben vom Oktober 2026 ist das keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG.

Die Folgen sind indirekt, aber real:

  • Die Rechnung erfüllt § 14 nicht. Wo eine E-Rechnung Pflicht ist, ist ein PDF keine ordnungsgemäße Rechnung. Bei einer Betriebsprüfung kann der Vorsteuerabzug Ihres Kunden in Frage gestellt werden, bis eine berichtigte E-Rechnung vorliegt. Rechnen Sie damit, dass größere Kunden PDFs ab 2027 deshalb ablehnen.
  • Keine Rechnung auszustellen, sie nicht rechtzeitig auszustellen oder Rechnungen nicht 8 Jahre aufzubewahren, sind Ordnungswidrigkeiten nach § 26a mit Geldbußen von bis zu 5.000 €.

Für Verkäufe an die Bundesverwaltung sind E-Rechnungen seit dem 27. November 2020 nach der E-Rechnungsverordnung bei Direktaufträgen mit einem Wert von mindestens 1.000 € netto vorgeschrieben. Die Länder haben eigene Regeln, die unterschiedlich ausfallen.

  • Format: XRechnung ist der Standard. Fragen Sie bei der Behörde nach, wenn Sie ein anderes EN-16931-Format nutzen möchten.
  • Übertragungsweg: Rechnungen an die Bundesverwaltung laufen über das Portal OZG-RE, das inzwischen auch das frühere zentrale Portal ZRE abdeckt, da beide zusammengelegt wurden. Sie können Rechnungen im Webformular eingeben, Dateien hochladen oder nach einer kostenlosen Registrierung per Peppol oder E-Mail senden. Siehe die E-Rechnungsseite des Bundes.
  • Leitweg-ID: eine Routing-Kennung, die dem System sagt, für welche Stelle die Rechnung bestimmt ist. Ihr öffentlicher Kunde teilt sie Ihnen mit, und sie steht im Feld Käuferreferenz (BT-10). Für B2B-Rechnungen brauchen Sie keine.

Die E-Rechnung baut auf den Umsatzsteuer-Grundlagen auf: ob Sie in Deutschland ansässig sind, ob Sie eine deutsche USt-IdNr. brauchen, welcher Steuersatz gilt und wer die Steuer abführt. GoodVat Global Tax Compliance (Englisch) übernimmt diese Seite:

  • Erfasst Ihre Pflichten in Deutschland und im übrigen EU-Raum, auch ob die E-Rechnungspflicht für Sie gilt
  • Registriert Sie für die deutsche Umsatzsteuer, OSS oder IOSS, wo Sie das brauchen
  • Berechnet die richtige Umsatzsteuer an der Kasse, auch das Reverse-Charge-Verfahren für Geschäftskunden
  • Reicht Ihre Erklärungen ein in Deutschland, im übrigen EU-Raum, im Vereinigten Königreich und in den US-Bundesstaaten

GoodVat ist keine E-Rechnungsplattform und kein Peppol-Access-Point. Wenn Sie XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien senden müssen, tun Sie das über Ihre Rechnungssoftware.

Ja, in Stufen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen E-Rechnungen von anderen deutschen Unternehmen empfangen können. Das Ausstellen von E-Rechnungen ist ab dem 1. Januar 2027 Pflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € und ab dem 1. Januar 2028 für alle anderen.

Darf ich in Deutschland noch PDF-Rechnungen verschicken?

Abschnitt betitelt „Darf ich in Deutschland noch PDF-Rechnungen verschicken?“

Bis zum 31. Dezember 2026 ja, an deutsche Geschäftskunden, die damit einverstanden sind. Im Jahr 2027 dürfen nur Unternehmen, deren Umsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug, mit Einverständnis weiter PDFs senden. Ab dem 1. Januar 2028 genügt ein PDF bei inländischen B2B-Umsätzen nicht mehr, außer bei Rechnungen bis 250 € und einigen weiteren Ausnahmen.

Welche Formate gelten in Deutschland als E-Rechnung?

Abschnitt betitelt „Welche Formate gelten in Deutschland als E-Rechnung?“

XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 gelten, mit Ausnahme der ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL. Factur-X, das französische Gegenstück zu ZUGFeRD, funktioniert genauso. Andere Formate, auch EDI, sind erlaubt, wenn beide Seiten zustimmen und sich die erforderlichen Daten in ein Format nach der europäischen Norm EN 16931 übertragen lassen.

Müssen ausländische Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen ausstellen?

Abschnitt betitelt „Müssen ausländische Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen ausstellen?“

Nicht, wenn sie in Deutschland nicht ansässig sind. Die Pflicht gilt nur, wenn Verkäufer und gewerblicher Kunde beide in Deutschland ansässig sind, also über einen Sitz, die Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte. Eine deutsche Umsatzsteuer-Registrierung allein reicht für eine Ansässigkeit nicht aus.

Brauchen Kleinunternehmer in Deutschland die E-Rechnung?

Abschnitt betitelt „Brauchen Kleinunternehmer in Deutschland die E-Rechnung?“

Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nutzen, dürfen immer Papier- oder PDF-Rechnungen schicken. Wie jedes deutsche Unternehmen müssen sie aber E-Rechnungen empfangen können, und dafür reicht ein E-Mail-Postfach.

Welche Strafe droht, wenn ich keine E-Rechnung verschicke?

Abschnitt betitelt „Welche Strafe droht, wenn ich keine E-Rechnung verschicke?“

Für ein PDF, wo eine E-Rechnung vorgeschrieben ist, gibt es kein eigenes Bußgeld, und laut BMF-Schreiben vom Oktober 2026 ist es keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG. Das eigentliche Risiko ist, dass die Rechnung die Rechnungsvorschriften nicht erfüllt. Dann kann der Vorsteuerabzug Ihres Kunden gefährdet sein, bis eine korrekte E-Rechnung ausgestellt wird.

Ist eine kleine Rechnung unter 250 € von der E-Rechnung befreit?

Abschnitt betitelt „Ist eine kleine Rechnung unter 250 € von der E-Rechnung befreit?“

Ja. Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer höchstens 250 € beträgt, darf auch nach 2028 immer auf Papier oder als PDF verschickt werden. Dasselbe gilt für Fahrausweise. Beides ist in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) geregelt.