XRechnung erklärt: Format, Leitweg-ID und Versand

Kurz gesagt: XRechnung ist das nationale E-Rechnungsformat Deutschlands: eine reine XML-Datei (in UBL- oder CII-Syntax), die der europäischen Norm EN 16931 folgt und zusätzliche deutsche Regeln enthält. Sie ist der Standard für Rechnungen an deutsche öffentliche Stellen, wo meist eine Leitweg-ID als Routing-Code nötig ist, und gilt auch als E-Rechnung im deutschen B2B-Geschäft. Die aktuelle Version ist XRechnung 3.0.2. Version 4.0 ist in Vorbereitung und wird im Frühjahr 2027 erwartet.

Diese Anleitung richtet sich an kleine Unternehmen und Entwickler, die ein deutscher Kunde oder eine Behörde um eine XRechnung gebeten hat. Wer in Deutschland wann E-Rechnungen ausstellen muss, steht in E-Rechnung in Deutschland. Zur Alternative als Hybrid-PDF siehe ZUGFeRD erklärt.

XRechnung auf einen Blick

Was es ist	Eine deutsche CIUS der EN 16931: die europäische Norm mit strengeren deutschen Regeln obendrauf
Dateityp	Reines XML. Kein PDF. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer
Syntaxen	UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII. Beide sind gleichrangig
Gepflegt von	KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) in Bremen, im Auftrag des IT-Planungsrats
Aktuelle Version	3.0.2. Version 3.0 gilt seit dem 1. Februar 2024, mindestens bis zum 31. Juli 2027
Nächste Version	4.0: Pre-Release am 15. September 2026, endgültige Version im Frühjahr 2027 erwartet
Öffentliche Verwaltung	Standardformat für Rechnungen an den Bund seit dem 27. November 2020 und in den meisten Ländern
B2B	Gilt seit 2025 als E-Rechnung im deutschen B2B-Geschäft
Validator	Der kostenlose KoSIT-Validator mit der XRechnung-Konfiguration
Spezifikation	Kostenlos bei XStandards Einkauf

Wann brauchen Sie eine XRechnung?

Ihre Situation	Brauchen Sie XRechnung?
Rechnung an eine Bundesbehörde (Ministerium, Amt)	In der Praxis ja. E-Rechnungen sind Pflicht, XRechnung ist der Standard, und Sie brauchen die Leitweg-ID der Stelle
Rechnung an ein Land oder eine Kommune	Meist ja. Jedes Land hat eigene Regeln und Portale, prüfen Sie also die Bestellung oder den Vertrag
Rechnung an ein deutsches Unternehmen, das XRechnung verlangt hat	Ja, wenn der Kunde das möchte. Sie gilt als deutsche B2B-E-Rechnung
Rechnung an ein deutsches Unternehmen, kein Format vorgegeben	XRechnung oder ZUGFeRD sind beide zulässig. ZUGFeRD ist für kleine Kunden einfacher, weil es ein lesbares PDF enthält
Ein öffentlicher Direktauftrag des Bundes über 1.000 € netto oder weniger	Nicht nötig. Die E-Rechnungsverordnung des Bundes nimmt diese Fälle aus, Sie können trotzdem eine senden
Rechnung an ein französisches Unternehmen	Nein. Frankreich nutzt UBL, CII oder Factur-X (Englisch) nach französischen Regeln, über eine zugelassene Plattform
Rechnung an Kunden in Belgien oder den Niederlanden	Nein. Dort gilt Peppol BIS Billing 3.0, ein anderes EN-16931-Format

Was XRechnung von der reinen EN 16931 unterscheidet

Die EN 16931 (Englisch) ist die europäische Norm dafür, was eine E-Rechnung enthält. Viele Felder lässt sie optional. Eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) ist ein nationales oder branchenbezogenes Regelwerk. Es macht einige optionale Felder zur Pflicht und ergänzt Prüfungen, ohne die Norm zu verletzen. XRechnung ist die deutsche CIUS. Jede gültige XRechnung ist eine gültige EN-16931-Rechnung, aber nicht umgekehrt.

Die deutschen Regeln heißen BR-DE-1, BR-DE-2 und so weiter. Über diese Regeln stolpern die meisten:

Regel	Was sie verlangt	Business Term
BR-DE-15	Eine Käuferreferenz auf jeder Rechnung (bei öffentlichen Stellen die Leitweg-ID)	BT-10
BR-DE-2, -5, -6, -7	Ein Ansprechpartner des Verkäufers: Name, Telefonnummer und E-Mail	BG-6 (BT-41, BT-42, BT-43)
BR-DE-3, -4, -8, -9	Ort und Postleitzahl für Verkäufer und Käufer	BT-37, BT-38, BT-52, BT-53
BR-DE-1	Zahlungsangaben, etwa eine Überweisung mit IBAN	BG-16
BR-DE-14	Ein Umsatzsteuersatz in jeder Steueraufschlüsselung	BT-119
BR-DE-18	Skonto in einem festen Textformat, zum Beispiel #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#	BT-20
BR-DE-21	Die Spezifikationskennung der XRechnung	BT-24

Seit dem 1. Februar 2024 (Version 3.0.1) sind laut der E-Rechnungs-Website des Bundes drei weitere Felder Pflicht: die Art des Geschäftsprozesses (BT-23), die elektronische Adresse des Verkäufers (BT-34) und die elektronische Adresse des Käufers (BT-49). Damit wurde XRechnung an Peppol BIS Billing angeglichen. Wenn ein kleines Unternehmen per E-Mail oder über OZG-RE sendet, genügt als elektronische Adresse meist eine E-Mail-Adresse mit dem Schemacode EM. Peppol selbst akzeptiert EM nicht, über Peppol verwenden Sie stattdessen Ihre Peppol-ID.

Die Regelliste oben stammt aus dem veröffentlichten XRechnung-Schematron der KoSIT. Für komplexe Fälle, etwa Zahlungen durch Dritte oder detaillierte Unterpositionen, veröffentlicht die KoSIT außerdem eine XRechnung Extension mit eigener Spezifikationskennung. Nutzen Sie sie nur, wenn Ihr Kunde sie verlangt.

UBL oder CII: die zwei Syntaxen

XRechnung transportiert dieselben Daten in einer der beiden XML-Syntaxen, die die EN 16931 zulässt:

	UBL 2.1	UN/CEFACT CII
Herkunft	OASIS, auch ISO/IEC 19845	Handelserleichterungsgremium der Vereinten Nationen (UN/CEFACT)
Wurzelelement	Invoice oder CreditNote	CrossIndustryInvoice
Auch genutzt von	Peppol BIS Billing 3.0 (Belgien, Niederlande, Nordeuropa)	ZUGFeRD und Factur-X
Passt gut, wenn	Sie auch über Peppol senden	Ihre Software auch ZUGFeRD-Dateien erzeugt

Deutsche öffentliche Stellen müssen beide annehmen. Wenn nichts für eine der beiden spricht, fragen Sie Ihre Software, welche sie besser beherrscht.

So sieht eine XRechnung aus

Hier ist ein gekürzter Ausschnitt einer XRechnung in UBL-Syntax, von einem Designstudio, das eine öffentliche Stelle abrechnet. Die Kommentare zeigen die Business Terms der EN 16931 (Englisch).

<ubl:Invoice xmlns:ubl="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
    xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
    xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
  <!-- BT-24: "this is an XRechnung 3.0" -->
  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
  <!-- BT-23: business process type, mandatory since XRechnung 3.0.1 -->
  <cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>
  <cbc:ID>2026-118</cbc:ID>                               <!-- BT-1: invoice number -->
  <cbc:IssueDate>2026-11-02</cbc:IssueDate>               <!-- BT-2: issue date -->
  <cbc:DueDate>2026-12-02</cbc:DueDate>                   <!-- BT-9: due date -->
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>           <!-- BT-3: commercial invoice -->
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode> <!-- BT-5 -->
  <cbc:BuyerReference>04011000-1234512345-06</cbc:BuyerReference> <!-- BT-10: Leitweg-ID -->
  <cac:AccountingSupplierParty>
    <cac:Party>
      <cbc:EndpointID schemeID="EM">invoices@studio.example.com</cbc:EndpointID> <!-- BT-34 -->
      <!-- ...name, address and VAT number... -->
      <cac:Contact>                                        <!-- BG-6: required in XRechnung -->
        <cbc:Name>Jana Weber</cbc:Name>                    <!-- BT-41 -->
        <cbc:Telephone>+49 30 1234567</cbc:Telephone>      <!-- BT-42 -->
        <cbc:ElectronicMail>jana@studio.example.com</cbc:ElectronicMail> <!-- BT-43 -->
      </cac:Contact>
    </cac:Party>
  </cac:AccountingSupplierParty>
  <!-- ...buyer, payment details, VAT breakdown, totals and lines... -->
</ubl:Invoice>

Die CustomizationID weist Validatoren an, die Regeln von XRechnung 3.0 anzuwenden. Derselbe Wert gilt für alle 3.0.x-Versionen. Mit 4.0 ändert er sich.

XRechnung-Versionen

Version	Gültig	Hinweise
1.0 bis 1.2.2	Juni 2017 bis Dezember 2020	Frühe Versionen für den Start im Bund (B2G)
2.0.x bis 2.3.1	Januar 2021 bis 31. Januar 2024	Jährliche Updates. 2.3 lief am 1. Februar 2024 aus
3.0.0 / 3.0.1	3.0.1 gilt ab dem 1. Februar 2024	An Peppol BIS Billing angeglichen: BT-23, BT-34 und BT-49 wurden Pflicht. Die KoSIT riet von 3.0.0 ab
3.0.2	Spezifikation vom 20. Juni 2024, Bundle vom 2. Juli 2024	Aktuell. Gegenüber 3.0.1 nur redaktionelle Änderungen. Die KoSIT hat seitdem Bundles mit Fehlerkorrekturen veröffentlicht, zuletzt am 31. August 2026, dazu am 13. Oktober 2026 eine Korrektur der Visualisierung
4.0	Pre-Release am 15. September 2026, endgültige Version im Frühjahr 2027 erwartet	Beruht auf der überarbeiteten EN 16931-1:2026, mit mehr als 50 neuen Business Terms. Noch nicht für den Produktivbetrieb

Quelle: die Seite zu Versionen und Bundles der KoSIT. Dort steht, dass es im Sommer 2026 keine normative Veröffentlichung gab. Version 3.0 bleibt daher mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft.

Was 4.0 laut Berichten bringt: mehrere Bestellungen und Lieferungen auf einer Rechnung, mehrere Käuferreferenzen, XML-Anhänge und strukturierte Skontodaten. Die KoSIT legt die Übergangsfrist fest, wenn sie das endgültige Bundle veröffentlicht. Bis dahin stellen Sie weiter 3.0.2 aus und senden keine Pre-Release-Dateien von 4.0 an Kunden.

Die Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist ein Routing-Code für Rechnungen an die deutsche öffentliche Verwaltung. Sie sagt der empfangenden Plattform, für welche Behörde und welche Stelle darin die Rechnung bestimmt ist. Ohne sie wird Ihre Rechnung an eine öffentliche Stelle wahrscheinlich abgelehnt.

Woher Sie sie bekommen: von Ihrem öffentlichen Auftraggeber. Meist steht sie in der Bestellung, im Vertrag oder in den Ausschreibungsunterlagen. Wenn nicht, fragen Sie den Käufer. Sie können keine ausdenken, und eine öffentliche Abfrage, auf die Sie sich statt auf die Angabe des Käufers verlassen sollten, gibt es nicht.

Wohin sie gehört: in das Feld Buyer reference (BT-10). In UBL ist das cbc:BuyerReference. In CII ist es ram:BuyerReference.

Wie sie aufgebaut ist (nach der Formatspezifikation der Leitweg-ID der KoSIT):

Teil	Format	Beispiel 04011000-1234512345-06
Grobadressierung	2 bis 12 Ziffern: Bundesebene, Land, Kreis, Gemeinde	04011000
Feinadressierung, optional	Bis zu 30 Buchstaben oder Ziffern, von der Behörde festgelegt	1234512345
Prüfziffer	2 Ziffern, berechnet mit Modulo 97-10, derselben Methode wie bei der IBAN	06

Die Teile werden durch Bindestriche getrennt, und die gesamte ID ist zwischen 5 und 46 Zeichen lang. Leitweg-IDs des Bundes beginnen mit 991 (unmittelbare Bundesverwaltung) oder 992 (mittelbare Bundesverwaltung, etwa Stiftungen und Anstalten des öffentlichen Rechts).

Bei Peppol dient die Leitweg-ID zugleich als Peppol-Adresse des Käufers, mit dem Schemacode 0204.

Bei B2B-Rechnungen brauchen Sie keine Leitweg-ID. BR-DE-15 verlangt aber weiterhin eine Käuferreferenz. Tragen Sie daher ein, was Ihr Kunde Ihnen nennt: eine Bestellnummer, eine Kostenstelle oder einen Ansprechpartner.

So senden Sie eine XRechnung

XRechnung ist ein Format, kein Übertragungsweg. Wie Sie sie senden, hängt vom Kunden ab.

An den Bund: OZG-RE

Rechnungen an die Bundesverwaltung gehen an die Rechnungseingangsplattform des Bundes, OZG-RE. Die ältere zentrale Plattform ZRE wurde darin aufgenommen und im September 2025 abgeschaltet. Die Registrierung ist kostenlos, und Sie können sich auch mit einem ELSTER-Unternehmenskonto (Mein Unternehmenskonto) anmelden.

OZG-RE nimmt Rechnungen auf diesen Wegen an:

• Weberfassung: Sie tippen die Rechnung im Browser ein, und die Plattform erstellt die XRechnung für Sie. Das ist die einfachste Möglichkeit, wenn Sie nur gelegentlich eine Bundesbehörde abrechnen.
• Upload einer XRechnung-Datei, die Sie anderswo erstellt haben
• E-Mail, nachdem Sie Ihre Absenderadresse registriert haben
• Peppol, über einen Peppol-Access-Point

Die E-Rechnungs-Website des Bundes hat den Registrierungslink und Benutzerhandbücher. E-Rechnungen an den Bund sind seit dem 27. November 2020 nach der E-Rechnungsverordnung Pflicht, außer bei Direktaufträgen bis 1.000 € netto.

An Länder und Kommunen

Jedes Bundesland legt für seine Behörden und Kommunen eigene E-Rechnungs-Regeln fest, einschließlich Stichtagen, Schwellenwerten und Portalen. Viele nehmen Peppol an oder betreiben ein eigenes Portal. Die Bestellung oder der Vertrag sagt normalerweise, wie Sie die Rechnung senden, und nennt die Leitweg-ID. Wenn nicht, fragen Sie nach, bevor Sie abrechnen.

An deutsche Unternehmen (B2B)

Seit dem 1. Januar 2025 gilt XRechnung als E-Rechnung bei Umsätzen zwischen deutschen Unternehmen. Sie können sie per E-Mail, über Peppol, per EDI oder über ein Kundenportal senden. Eine staatliche Plattform für B2B gibt es nicht, und eine Leitweg-ID brauchen Sie nicht. Wann das Ausstellen Pflicht wird, steht im Leitfaden zu Deutschland: 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz, 2028 für alle anderen.

Ein praktischer Hinweis: Eine reine XML-Datei ist für einen kleinen Kunden ohne E-Rechnungs-Software unbequem. Wenn Ihre B2B-Kunden kleine Betriebe sind, passt ZUGFeRD vielleicht besser. Es erfüllt dieselbe gesetzliche Anforderung, und die Kunden können weiter das PDF öffnen. Das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG trägt sogar XRechnung-Daten in einem PDF.

XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X im Vergleich

	XRechnung	ZUGFeRD	Factur-X (Englisch)	EN 16931 (Englisch)
Was es ist	Deutsche CIUS der EN 16931, reines XML	Hybrid: PDF/A-3 + CII-XML	Hybrid: PDF/A-3 + CII-XML (wie ZUGFeRD)	Die europäische Norm hinter allen
Ohne Software lesbar?	Nein	Ja	Ja	Kein Dateiformat
Syntax	UBL oder CII	CII	CII	Definiert die Daten. UBL und CII sind ihre Syntaxen
Gepflegt von	KoSIT	FeRD mit FNFE-MPE	FNFE-MPE mit FeRD	CEN
Aktuelle Version	3.0.2 (4.0 für 2027 erwartet)	2.5.2	1.09.2	EN 16931-1:2026
Öffentliche Verwaltung	Der Standard	Manchmal, über das Profil XRECHNUNG	Selten	Referenznorm
Deutsches B2B	Ja	Ja, außer MINIMUM und BASIC WL	Ja, gleiche Regeln wie ZUGFeRD	Referenz dafür, was zählt
Zusätzliche nationale Regeln	BR-DE-Regeln (Käuferreferenz, Ansprechpartner des Verkäufers, Zahlungsangaben)	Profilregeln	Französische BR-FR-Regeln in Frankreich	Keine. Die Basisnorm

So erstellen Sie eine XRechnung

1. Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware

Die meisten deutschen Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme können XRechnung exportieren. Fragen Sie bei Ihrem Programm nach:

• Welche Version es erzeugt. Heute sollte es 3.0.x sein, und der Anbieter sollte einen Plan für 4.0 haben.
• UBL, CII oder beides.
• Ob es die deutschen Pflichtfelder füllt: Käuferreferenz, Telefon und E-Mail des Verkäufers, elektronische Adressen und Zahlungsangaben. Ein häufiger Fehler ist eine Vorlage ohne Feld für die Leitweg-ID.
• Ob es die Datei prüft, und zwar mit den KoSIT-Regeln, bevor Sie sie senden.

2. Die Weberfassung des Bundes

Für gelegentliche Rechnungen an Bundesbehörden erstellt die Weberfassung in OZG-RE eine gültige XRechnung für Sie und sendet sie. Eine Kopie für Ihre Unterlagen können Sie herunterladen. Sie ist kostenlos, funktioniert aber nur für Empfänger im Bund, nicht für Länder, Kommunen oder Unternehmen.

3. Eine Rechnungs-API

Wenn Sie von Ihrer eigenen Plattform aus abrechnen, kann eine E-Rechnungs-API Ihre Rechnungsdaten in XRechnung (UBL oder CII) umwandeln, prüfen und bei Bedarf über Peppol zustellen. Fragen Sie, welche XRechnung-Version unterstützt wird, wie schnell neue Versionen folgen und ob Sie den KoSIT-Prüfbericht zurückbekommen.

4. Open-Source-Bibliotheken

Bibliothek	Sprache	XRechnung-Unterstützung	Lizenz
Mustang	Java	Liest, schreibt und prüft XRechnung 3.0.2 in CII-Syntax und kann CII in UBL umwandeln	Apache 2.0
horstoeko/zugferd	PHP	Erstellt und liest ZUGFeRD- und CII-XRechnung-Dokumente	MIT
factur-x von Akretion	Python	Erzeugt CII- und UBL-XML aus einem Dictionary mit EN-16931-Business-Terms als Schlüsseln und prüft gegen Schemas und Schematrons	BSD-artig
xrechnung-visualization von KoSIT	XSLT	Wandelt eine XRechnung in lesbares HTML oder PDF um	Apache 2.0

Alle vier wurden 2026 aktualisiert. Lassen Sie bei jeder Bibliothek das Ergebnis in Ihren Tests durch den KoSIT-Validator laufen.

So prüfen Sie eine XRechnung

Das Referenzwerkzeug ist der KoSIT-Validator, veröffentlicht von derselben Stelle, die XRechnung schreibt. Es ist ein kostenloses Java-Programm, das viele Plattformen der öffentlichen Verwaltung und Softwareanbieter einsetzen.

Sie brauchen zwei Downloads, beide auf GitHub:

1. Den Validator selbst: itplr-kosit/validator. Die aktuelle Version ist 1.6.3 (August 2026).
2. Die XRechnung-Konfiguration: validator-configuration-xrechnung. Die aktuelle Version vom 31. August 2026 gehört zu XRechnung 3.0.2. Sie enthält die XRechnung-Regeln und die europäischen EN-16931-Regeln.

Entpacken Sie die Konfiguration und starten Sie dann:

java -jar validator-1.6.3-standalone.jar -s scenarios.xml -r . invoice-2026-118.xml

Der Validator schreibt einen Bericht neben die Datei. Er prüft das XML gegen das Schema, die EN-16931-Geschäftsregeln und die deutschen BR-DE-Regeln und gibt eine Empfehlung: annehmen oder ablehnen. Das Mustang-Kommandozeilenwerkzeug ist eine Alternative für CII-Dateien.

Die häufigsten XRechnung-Fehler

Fehler	Lösung
BR-DE-15: Käuferreferenz fehlt	Tragen Sie in BT-10 die Leitweg-ID (öffentliche Verwaltung) oder die Referenz des Kunden (B2B) ein
BR-DE-2, -6, -7: Ansprechpartner des Verkäufers unvollständig	Ergänzen Sie in BG-6 Namen, Telefonnummer und E-Mail des Ansprechpartners
Elektronische Adresse von Verkäufer oder Käufer fehlt	Ergänzen Sie BT-34 und BT-49, zum Beispiel eine E-Mail-Adresse mit Schema EM (über Peppol nicht erlaubt)
Art des Geschäftsprozesses fehlt	Ergänzen Sie BT-23, zum Beispiel urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0
Falsche CustomizationID	Verwenden Sie die oben gezeigte Kennung für XRechnung 3.0
BR-DE-18: Skonto-Text im falschen Format	Verwenden Sie in BT-20 das Format #SKONTO#TAGE=..#PROZENT=..#
BR-DE-19: ungültige IBAN	Prüfen Sie das Bankkonto (BT-84), wenn das Zahlungsmittel eine SEPA-Überweisung ist (Code 58)

Beispiel aus der Praxis: ein Berliner Studio rechnet mit einer Bundesbehörde ab

Ein Designstudio mit zwei Personen in Berlin baut eine Website für eine Bundesbehörde. Die Bestellung nennt die Leitweg-ID der Behörde, die mit 991 beginnt.

• Honorar: 4.500,00 € netto
• Umsatzsteuer mit 19 %: 855,00 €
• Gesamtbetrag: 5.355,00 €

Das Rechnungsprogramm des Studios kann XRechnung noch nicht exportieren. Das Studio registriert sich deshalb bei OZG-RE, öffnet die Weberfassung und gibt Folgendes ein:

• die Leitweg-ID als Käuferreferenz
• den eigenen Namen, die Adresse und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Namen, Telefon und E-Mail eines Ansprechpartners
• eine Position: „Website design and build, order 2026-0457“, Menge 1, 4.500,00 €, 19 % USt
• die IBAN und ein Zahlungsziel von 30 Tagen

Die Plattform erzeugt die XRechnung, prüft sie und leitet sie an die Behörde weiter. Das Studio lädt die XML-Datei herunter und bewahrt sie 8 Jahre lang auf. Im nächsten Jahr, wenn es mehr öffentliche Auftraggeber hat, wechselt es zu einem Rechnungsprogramm mit eingebautem XRechnung-Export und eingebauter Prüfung.

So hilft GoodVat

Eine XRechnung besteht die Prüfung nur, wenn die Umsatzsteuerdaten darin stimmen: der richtige Steuersatz und die richtige Steuerkategorie, das Reverse-Charge-Verfahren, wo es gilt, und die richtigen USt-IdNr. GoodVat Global Tax Compliance (Englisch) übernimmt diese Seite:

• Erfasst Ihre Pflichten: welche E-Rechnungsformate und Pflichten in Deutschland, Frankreich und jedem anderen Land gelten, in das Sie Rechnungen stellen
• Registriert Sie für die deutsche Umsatzsteuer, OSS oder IOSS, wo Sie das brauchen
• Berechnet die richtige Umsatzsteuer für jeden Kunden und versendet konforme Rechnungen
• Reicht Ihre Umsatzsteuererklärungen ein in der EU, im Vereinigten Königreich und in US-Bundesstaaten

GoodVat ist keine E-Rechnungs-Plattform, kein Peppol-Access-Point und kein Format-Validator. Für die Datei selbst nutzen Sie OZG-RE, Ihre Rechnungssoftware und den KoSIT-Validator.

XRechnung angefordert?

Sagen Sie uns, von wo aus Sie Rechnungen stellen und wer Ihre Kunden sind, öffentlich oder privat. Wir erfassen, welche E-Rechnungsformate und Umsatzsteuerpflichten in Deutschland und überall sonst gelten, wo Sie verkaufen. Danach versenden wir konforme Rechnungen und übernehmen die Umsatzsteuer-Registrierungen und -Meldungen für Sie.

Steuerexperten fragenoder E-Mail an hello@goodvat.com

Ein Mensch antwortet innerhalb eines Werktags

FAQ

Was ist eine XRechnung?

XRechnung ist das nationale E-Rechnungsformat Deutschlands: eine XML-Datei, die der europäischen Norm EN 16931 folgt und zusätzliche deutsche Regeln enthält. Die KoSIT pflegt sie im Auftrag des IT-Planungsrats. Sie ist das Standardformat für Rechnungen an deutsche öffentliche Stellen und gilt auch als E-Rechnung im deutschen B2B-Geschäft.

Was ist die aktuelle XRechnung-Version?

XRechnung 3.0.2, Teil der Version 3.0, die seit dem 1. Februar 2024 gilt. Laut KoSIT bleibt 3.0 mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft. Am 15. September 2026 erschien ein Pre-Release von XRechnung 4.0, das auf der überarbeiteten EN 16931-1:2026 beruht. Die endgültige Version wird im Frühjahr 2027 erwartet.

Was ist eine Leitweg-ID?

Eine Leitweg-ID ist eine Routing-Kennung. Sie sagt den Rechnungssystemen der deutschen öffentlichen Verwaltung, für welche Stelle eine Rechnung bestimmt ist. Ihr öffentlicher Auftraggeber teilt sie Ihnen mit, meist in der Bestellung oder im Vertrag. Sie gehört in das Feld „Buyer reference“ (BT-10) der XRechnung. Die IDs von Bundesbehörden beginnen mit 991 oder 992.

Brauche ich für B2B-Rechnungen eine Leitweg-ID?

Nein. Die Leitweg-ID ist nur für Rechnungen an deutsche öffentliche Stellen nötig. Die XRechnung verlangt aber trotzdem einen Eintrag im Feld „Buyer reference“ (BT-10). Bei Geschäftskunden tragen Sie deshalb eine Referenz ein, die Ihr Kunde Ihnen nennt, zum Beispiel eine Bestellnummer oder einen Ansprechpartner.

Ist XRechnung im B2B-Geschäft in Deutschland Pflicht?

Für B2B-Rechnungen in Deutschland ist kein bestimmtes Format vorgeschrieben. Ab 2027 und 2028 müssen deutsche Unternehmen an andere deutsche Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, und XRechnung ist eines der zulässigen Formate. Auch ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL) und andere EN-16931-Formate, die Sie mit dem Kunden vereinbaren, zählen dazu.

Soll ich für XRechnung UBL oder CII verwenden?

Beides geht. XRechnung ist in beiden Syntaxen definiert, und deutsche öffentliche Stellen müssen beide annehmen. UBL ist üblich, wenn Sie auch Rechnungen über Peppol versenden. CII ist üblich, wenn Ihre Software auch ZUGFeRD-Dateien erzeugt, denn ZUGFeRD nutzt CII. Wählen Sie die Syntax, mit der Ihre Software und Ihre Kunden am besten zurechtkommen.

Wie öffne oder lese ich eine XRechnung-Datei?

Eine XRechnung ist reines XML, ein PDF-Reader kann sie also nicht anzeigen. Nutzen Sie einen Viewer: Viele Buchhaltungsprogramme zeigen XRechnung-Dateien an, und die KoSIT veröffentlicht kostenlose Visualisierungs-Stylesheets, die das XML in lesbares HTML oder PDF umwandeln. Bewahren Sie die XML-Originaldatei 8 Jahre lang auf, denn diese Datei ist die Rechnung, nicht ein Ausdruck.

Wie prüfe ich eine XRechnung?

Nutzen Sie den KoSIT-Validator mit der offiziellen XRechnung-Konfiguration, beides kostenlos auf GitHub. Er prüft das XML gegen das Schema, die europäischen EN-16931-Regeln und die deutschen BR-DE-Regeln und erstellt einen Bericht, der sagt, ob die Datei angenommen werden soll. Viele Rechnungsprogramme und Online-Validatoren führen dieselben Prüfungen durch.

Weiterführende Leitfäden

• E-Rechnung in Europa (Englisch): alle EU-Pflichten, die wichtigsten Formate und der ViDA-Zeitplan
• E-Rechnung in Deutschland: die Stichtage 2025, 2027 und 2028, Ausnahmen und ausländische Unternehmen
• ZUGFeRD erklärt: die Hybrid-PDF-Alternative, ihre Versionen und Profile
• Factur-X erklärt (Englisch): der französische Zwilling von ZUGFeRD
• EN 16931 erklärt (Englisch): die europäische Norm, Business Terms und CIUS
• E-Rechnung in Belgien (Englisch): Peppol BIS Billing 3.0, das andere verbreitete EN-16931-Format
• Verkaufen nach Deutschland: Steuersätze, Regeln und Compliance (Englisch): deutsche Umsatzsteuersätze und Rechnungsgrundlagen