ZUGFeRD erklärt: Das hybride PDF-Format für E-Rechnungen (2026)

Kurz gesagt: ZUGFeRD ist ein deutsches E-Rechnungsformat, das wie ein normales PDF aussieht, aber eine strukturierte XML-Datei enthält. Menschen lesen das PDF. Software liest das XML. Nach deutschem Recht ist das XML die Rechnung. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5.2 (August 2026) und technisch identisch mit dem französischen Factur-X. Bei B2B-Umsätzen in Deutschland gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in jedem Profil als E-Rechnung, außer in MINIMUM und BASIC WL.

Dieser Leitfaden richtet sich an alle, die von einem deutschen Kunden, ihrem Steuerberater oder ihrer Software die Bitte „Bitte senden Sie uns eine ZUGFeRD-Rechnung“ bekommen haben und wissen möchten, was das bedeutet und wie sie so eine Rechnung erstellen. Wer in Deutschland ab wann E-Rechnungen ausstellen muss, lesen Sie unter E-Rechnung in Deutschland.

ZUGFeRD auf einen Blick


Was es ist	Eine hybride E-Rechnung: eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter CII-XML-Datei
Name	Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland
Gepflegt von	FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland), Teil des AWV in Eschborn, gemeinsam mit dem französischen FNFE-MPE
Aktuelle Version	ZUGFeRD 2.5.2, veröffentlicht am 4. August 2026 (= Factur-X 1.09.2)
XML-Syntax	UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII), seit Version 2.4 Schema D22B, abwärtskompatibel zu D16B
Aufbauend auf	Der europäischen E-Rechnungsnorm EN 16931 (Englisch)
Profile	MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED, dazu das Referenzprofil XRECHNUNG
Gültige deutsche E-Rechnung?	Ja ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC WL
Kosten	Kostenlos nutzbar. Die Spezifikation gibt es kostenlos beim FeRD

Brauchen Sie ZUGFeRD? Finden Sie Ihre Situation

Ihre Situation	Was Sie senden
Deutsches Unternehmen stellt einem deutschen Unternehmen eine Rechnung, und Ihr Kunde hat ZUGFeRD verlangt	ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist die sichere Standardwahl
Deutsches Unternehmen stellt einem deutschen Unternehmen eine Rechnung, kein Format verlangt	ZUGFeRD oder XRechnung. Beides zählt. ZUGFeRD ist einfacher für Kunden ohne E-Rechnungs-Software, weil sie das PDF trotzdem öffnen können
Rechnung an eine deutsche öffentliche Stelle	Meist XRechnung. Das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG wird vielleicht akzeptiert, fragen Sie aber vorher bei der Behörde nach
Rechnung an ein französisches Unternehmen	Factur-X (Englisch), also dieselbe Datei. In Frankreich muss sie über eine Plateforme Agréée laufen
Ausländisches Unternehmen ohne deutsche Niederlassung, Rechnung an deutsche Kunden	Gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber große deutsche Käufer verlangen es oft. Siehe ausländische Unternehmen
Rechnung über 250 € oder weniger, oder Verkäufe an Verbraucher	Keine E-Rechnung nötig. Ein normales PDF genügt (siehe die deutschen Ausnahmen)

So funktioniert eine ZUGFeRD-Datei

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine einzige Datei, meist mit einem Namen wie RE-2028-0142.pdf. Darin stecken zwei Dinge:

Ein PDF/A-3-Dokument. PDF/A ist die Archivierungsversion von PDF (ISO 19005). Version 3 erlaubt es, andere Dateien anzuhängen. Das sehen Sie, wenn Sie die Rechnung öffnen.
Eine XML-Datei, die im PDF angehängt ist und normalerweise factur-x.xml heißt. Sie enthält alle Rechnungsangaben als strukturierte Daten: Verkäufer, Käufer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Positionen, Steuersätze und Summen.

Die Metadaten des PDF (der XMP-Block) legen fest, welches Profil das XML nutzt. So findet und liest Software die Daten, ohne zu raten.

Welcher Teil zählt? Das XML. In seiner Mitteilung zur Version vom Juni 2026 sagt das FeRD es klar: Nur der strukturierte XML-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung berechtigt den Käufer zum Vorsteuerabzug. Auch die GoBD, die deutschen Regeln zur Buchführung, sagen in der Fassung vom Juli 2025, dass es genügt, den strukturierten Teil aufzubewahren, sofern das PDF keine zusätzlichen steuerlich relevanten Angaben enthält. Daraus folgen zwei praktische Konsequenzen:

Alle Pflichtangaben der Rechnung müssen im XML stehen, nicht nur auf dem PDF.
PDF und XML müssen übereinstimmen. Wenn Ihre Software auf dem PDF eine Summe druckt und eine andere ins XML schreibt, haben Sie eine fehlerhafte Rechnung versendet.

So sieht das XML aus

Hier sehen Sie einen gekürzten Auszug aus dem XML einer ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931. Es ist dieselbe Kerzenbestellung aus Leipzig wie im Leitfaden zu Deutschland: 120 Kerzen zu je 9,00 € für ein Geschenkegeschäft in Hamburg. Die Kommentare zeigen, welchen EN-16931-Geschäftsbegriff (Englisch) das jeweilige Element enthält.

<rsm:CrossIndustryInvoice
    xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100"
    xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100"
    xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100">
  <rsm:ExchangedDocumentContext>
    <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
      <!-- BT-24: the profile. This value means "EN 16931" -->
      <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017</ram:ID>
    </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
  </rsm:ExchangedDocumentContext>
  <rsm:ExchangedDocument>
    <ram:ID>RE-2028-0142</ram:ID>             <!-- BT-1: invoice number -->
    <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>          <!-- BT-3: 380 = commercial invoice -->
    <ram:IssueDateTime>
      <udt:DateTimeString format="102">20280112</udt:DateTimeString> <!-- BT-2 -->
    </ram:IssueDateTime>
  </rsm:ExchangedDocument>
  <!-- ...invoice lines, seller, buyer and delivery details... -->
</rsm:CrossIndustryInvoice>

Weiter unten enthält der Summenblock die Beträge, die jede E-Rechnung haben muss:

<ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>
  <ram:LineTotalAmount>1080.00</ram:LineTotalAmount>         <!-- BT-106: sum of lines -->
  <ram:TaxBasisTotalAmount>1080.00</ram:TaxBasisTotalAmount> <!-- BT-109: net total -->
  <ram:TaxTotalAmount currencyID="EUR">205.20</ram:TaxTotalAmount> <!-- BT-110: 19% VAT -->
  <ram:GrandTotalAmount>1285.20</ram:GrandTotalAmount>       <!-- BT-112: gross total -->
  <ram:DuePayableAmount>1285.20</ram:DuePayableAmount>       <!-- BT-115: amount due -->
</ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation>

Validatoren prüfen die Rechnung nach. 1.080,00 € netto plus 205,20 € Umsatzsteuer müssen den Bruttobetrag von 1.285,20 € ergeben, sonst fällt die Datei bei der EN-16931-Regel BR-CO-15 durch.

Was in den PDF-Metadaten steht

Die XMP-Metadaten sagen der Software, wie die XML-Datei heißt und welches Profil sie hat. Die wichtigsten Felder sind DocumentFileName (zum Beispiel factur-x.xml), DocumentType (INVOICE) und ConformanceLevel (zum Beispiel EN 16931). Das Profil in den Metadaten muss mit der Profil-ID im XML (BT-24) übereinstimmen. Eine Abweichung ist einer der häufigsten Validierungsfehler.

Der Name der angehängten Datei hängt von der Version ab:

Version	Name der eingebetteten Datei
ZUGFeRD 1.0	`ZUGFeRD-invoice.xml`
ZUGFeRD 2.0	`zugferd-invoice.xml`
ZUGFeRD 2.1 und später (und Factur-X)	`factur-x.xml`
Profil XRECHNUNG	`xrechnung.xml`

ZUGFeRD-Versionen: 1.0, 2.x und 2.5.2

Version	Veröffentlicht	Was sich geändert hat
1.0	25. Juni 2014	Die erste hybride PDF-Rechnung. Ältere XML-Struktur, veröffentlicht, bevor es EN 16931 gab. Profile BASIC, COMFORT und EXTENDED
2.0	11. März 2019	Neu aufgebaut auf EN 16931 und dem CII-Schema D16B. MINIMUM und BASIC WL kamen hinzu. COMFORT heißt jetzt EN 16931
2.0.1	15. Oktober 2019	Korrekturen und Angleichung an Factur-X. Die älteste Version, die Deutschland als E-Rechnung akzeptiert
2.1	24. März 2020	Erste Version, die vollständig mit Factur-X identisch ist. Die eingebettete Datei heißt jetzt `factur-x.xml`
2.1.1	1. Juli 2020	Das Profil XRECHNUNG kam hinzu, abgestimmt mit der KoSIT
2.3	18. September 2024	Gemeinsame Veröffentlichung mit Factur-X 1.07
2.4	4. Dezember 2025, im Einsatz ab 15. Januar 2026	Factur-X 1.08. Umstieg auf CII D22B (abwärtskompatibel zu D16B). Unterpositionen für Sets und Bundles kamen hinzu, dazu Punkte aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom Oktober 2025
2.5	10. Juni 2026, im Einsatz ab 1. Juli 2026	Factur-X 1.09. Aktualisierte Codelisten der EN 16931. Neue EXTENDED-Elemente aus der überarbeiteten EN 16931-1, nötig für die französische Reform
2.5.2	4. August 2026	Factur-X 1.09.2. Eine Berichtigung, die Unstimmigkeiten bei den neuen EXTENDED-Elementen behebt. Aktuelle Version

Quellen: die ZUGFeRD-Seite des FeRD, die Ankündigung zu 2.5.2 und die gemeinsame Pressemitteilung zu 2.4.

Wie geht es weiter? Das FeRD hat angekündigt, die nächste Version im Herbst 2026 zu veröffentlichen. Sie soll vor allem Rechnungen mit Bruttopreisen ermöglichen (die zum Beispiel der Buchhandel und die Kraftstoffbranche brauchen) und weitere Funktionen aus der überarbeiteten EN 16931 mitbringen. Zum Stand 26. Oktober 2026 konnten wir sie noch nicht finden. Das FeRD will kurz nach jeder halbjährlichen Aktualisierung der EN-16931-Codelisten ein Update veröffentlichen. Rechnen Sie also etwa zweimal im Jahr mit einer neuen Zwischenversion.

Müssen Sie jedes Mal umsteigen? Nein. Jede neue Version ist abwärtskompatibel, und die deutschen Regeln verlangen nur Version 2.0.1 oder später. Halten Sie Ihre Software in der Praxis trotzdem einigermaßen aktuell, weil Validatoren und große Käufer auf die neuesten Codelisten und Regeln umstellen.

ZUGFeRD-Profile: welche in Deutschland gelten

Ein Profil legt fest, wie viele Daten das XML enthält. Wählen Sie das Profil, das Ihr Kunde verlangt. Wenn er keins verlangt, nehmen Sie EN 16931.

Profil	Was es enthält	Deutsche E-Rechnung ab 2025?	Typische Verwendung
MINIMUM	Nur Käufer, Verkäufer und Summen. Keine Positionen	Nein	Eine Buchungshilfe, ursprünglich für Chorus Pro in Frankreich
BASIC WL („without lines“, ohne Positionen)	Kopfdaten und Summen, keine Rechnungspositionen	Nein	Eine Buchungshilfe für die Buchhaltung
BASIC	Einfache Rechnungspositionen, eine Teilmenge der EN 16931	Ja	Einfache Rechnungen mit wenigen Angaben je Position
EN 16931 (früher COMFORT)	Alles, was die europäische Norm vorsieht	Ja	Der Standard im B2B. Jeder Empfänger muss es verarbeiten können
EXTENDED	EN 16931 plus Zusatzfelder: mehrere Lieferungen, Unterpositionen, mehr Angaben zu den Beteiligten	Ja	Industrie, Bau, komplexe Abrechnung
XRECHNUNG	Die deutschen XRechnung-Regeln in einer ZUGFeRD-Datei	Ja	Kunden aus dem öffentlichen Sektor oder Käufer, die XRechnung-Daten wollen

Der deutsche Status stammt aus Frage 7 der FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung. MINIMUM und BASIC WL fallen durch, weil eine deutsche Rechnung mit Umsatzsteuer Menge und Art der gelieferten Waren oder Leistungen ausweisen muss und diese Profile keine Rechnungspositionen haben.

Jedes Profil hat in BT-24 seine eigene ID:

Profil	Wert in BT-24
MINIMUM	`urn:factur-x.eu:1p0:minimum`
BASIC WL	`urn:factur-x.eu:1p0:basicwl`
BASIC	`urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:basic`
EN 16931	`urn:cen.eu:en16931:2017`
EXTENDED	`urn:cen.eu:en16931:2017#conformant#urn:factur-x.eu:1p0:extended`
XRECHNUNG	`urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0`

Verkaufen Sie auch nach Frankreich? Die französische Reform behandelt die Profile anders: BASIC wird dort nicht verwendet, und die französischen Regeln fügen ein eigenes Profil EXTENDED-CTC-FR hinzu. Siehe Factur-X-Profile in der französischen Reform (Englisch).

ZUGFeRD und Factur-X: dieselbe Datei

ZUGFeRD entstand 2014 in Deutschland. Das französische FNFE-MPE veröffentlichte Ende 2017 Factur-X 1.0, das auf derselben Idee aufbaut. Seit ZUGFeRD 2.1 (März 2020) sind beide ein gemeinsamer Standard, den FeRD und FNFE-MPE zusammen schreiben und gleichzeitig unter zwei Namen veröffentlichen:

ZUGFeRD	Factur-X
2.3	1.07
2.4	1.08
2.5	1.09
2.5.2	1.09.2

Eine Factur-X-Rechnung im Profil EN 16931 ist in Deutschland eine gültige ZUGFeRD-Rechnung, und umgekehrt. Die Unterschiede liegen in den nationalen Regeln rund um die Datei, nicht in der Datei selbst: Frankreich verlangt, dass E-Rechnungen über eine zugelassene Plattform laufen, und ergänzt französische Geschäftsregeln. Deutschland erlaubt es dagegen, die Datei per E-Mail zu senden. Die französische Seite behandelt der Leitfaden zu Factur-X (Englisch).

ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X im Vergleich

	ZUGFeRD	XRechnung	Factur-X (Englisch)	EN 16931 (Englisch)
Was es ist	Hybrid: PDF/A-3 + CII-XML	Reines XML	Hybrid: PDF/A-3 + CII-XML	Die europäische Norm, der die anderen folgen
Ohne Software lesbar?	Ja, einfach das PDF öffnen	Nein, braucht ein Anzeigeprogramm	Ja	Kein Dateiformat
XML-Syntax	CII	UBL oder CII	CII	Legt die Daten fest. UBL und CII sind ihre Syntaxen
Gepflegt von	FeRD (mit FNFE-MPE)	KoSIT, für den IT-Planungsrat	FNFE-MPE (mit FeRD)	CEN, die europäische Normungsorganisation
Aktuelle Version	2.5.2 (Aug. 2026)	3.0.2 (4.0 in Vorbereitung)	1.09.2 (Aug. 2026)	EN 16931-1:2026 (Ausgabe 2017 wird während der Umstellung weiter akzeptiert)
E-Rechnung im deutschen B2B?	Ja, außer MINIMUM und BASIC WL	Ja	Ja, dieselben Regeln wie bei ZUGFeRD	Der Maßstab dafür, was zählt
Öffentlicher Sektor in Deutschland	Manchmal, über das Profil XRECHNUNG	Der Standard	Selten genutzt	entfällt
Französische Reform	Ja, als Factur-X	Keines der französischen Formate	Eines der drei Basisformate	Die französischen Formate folgen ihr

So erstellen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung

Eine ZUGFeRD-Datei schreiben Sie fast nie von Hand. Ein gültiges PDF/A-3 zu bauen, das XML korrekt anzuhängen und passende Metadaten zu schreiben, ist knifflig. Wählen Sie den Weg, der zu Ihrer Größe passt.

1. Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware

Die meisten deutschen Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme haben inzwischen einen E-Rechnungs-Export, oft mit der Bezeichnung E-Rechnung, ZUGFeRD oder XRechnung. Klären Sie mit dem Anbieter drei Dinge, bevor Sie sich darauf verlassen:

Welche Version sie erzeugt. Sie sollte mindestens 2.0.1 sein, am besten eine aktuelle 2.x-Version.
Welches Profil. Verlangen Sie EN 16931, es sei denn, Ihr Kunde will etwas anderes. Ein Programm, das nur MINIMUM- oder BASIC-WL-Dateien erzeugt, erfüllt die deutschen Regeln nicht.
Ob sie die Datei vor dem Versand validiert oder Sie die Datei herunterladen lassen, damit Sie sie selbst prüfen können.

Shopify, WooCommerce und ähnliche Shops erstellen Rechnungen meist über eine App oder ein Plugin. Es gelten dieselben drei Fragen. Bestellungen von Verbrauchern brauchen keine E-Rechnungen, es betrifft also nur Ihre Großhandels- oder B2B-Rechnungen.

2. Eine Rechnungs-API

Wenn Sie ein SaaS oder einen individuellen Shop betreiben, kann eine E-Rechnungs-API Ihre Rechnungsdaten als JSON entgegennehmen und ein fertiges ZUGFeRD-PDF, ein XRechnung-XML oder beides zurückgeben. Fragen Sie beim Vergleich von APIs, welche Versionen und Profile sie unterstützen, ob sie einen Validierungsbericht liefern und ob sie auch über Peppol zustellen können, falls ein Kunde das wünscht.

3. Open-Source-Bibliotheken

Für Entwickler, die Dateien selbst erzeugen möchten, werden diese Bibliotheken im Oktober 2026 aktiv gepflegt:

Bibliothek	Sprache	Was sie kann	Lizenz
Mustang	Java (auch als Kommandozeilenwerkzeug)	Liest, schreibt, validiert und konvertiert ZUGFeRD 1 und 2, Factur-X und CII-XRechnung. Version 2.26.0 (August 2026) unterstützt ZUGFeRD 2.5 und 2.5.2	Apache 2.0
factur-x von Akretion	Python	Bettet ein XML in ein PDF ein, um eine Factur-X-/ZUGFeRD-Datei zu erzeugen, extrahiert das XML und prüft es gegen das offizielle Schema und Schematron	BSD-artig
horstoeko/zugferd	PHP	Erstellt und liest ZUGFeRD-, Factur-X- und CII-XRechnung-Dokumente	MIT
ZUGFeRD-csharp	.NET (C#)	Erstellt und liest ZUGFeRD-Rechnungen. Die Pflege endet am 30. November 2026: Der Autor hat angekündigt, das Projekt dann zu archivieren, ohne Unterstützung für neue Versionen des Standards	Apache 2.0

Wenn Sie mit .NET arbeiten und jetzt anfangen, beachten Sie das Enddatum von ZUGFeRD-csharp. Bestehende Versionen bleiben unter ihrer Open-Source-Lizenz nutzbar, aber um mit neuen Versionen Schritt zu halten, brauchen Sie einen Fork, eine andere Bibliothek oder eine kommerzielle Lösung.

Ein typischer Ablauf für Entwickler:

Erzeugen Sie das Rechnungs-PDF wie bisher.
Bauen Sie aus denselben Daten das CII-XML im Profil EN 16931.
Wandeln Sie das PDF mit der Bibliothek in PDF/A-3 um, hängen Sie das XML an und schreiben Sie die Metadaten.
Validieren Sie das Ergebnis (nächster Abschnitt) in Ihrer Testsuite, bevor Sie live gehen.

So prüfen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung

Eine ZUGFeRD-Datei kann an drei Stellen scheitern: an der PDF/A-3-Datei, am XML-Schema oder an den Geschäftsregeln (fehlende Felder, falsche Summen, ungültige Codes). Ein guter Validator prüft alle drei.

Werkzeug	Was es prüft	Kosten
Mustang-Kommandozeilenwerkzeug	XML-Schema, Regeln der EN 16931 und des Profils sowie PDF/A über das eingebaute veraPDF	Kostenlos, Open Source
veraPDF	Nur den PDF/A-3-Teil	Kostenlos, Open Source
Validierungsartefakte der EN 16931	Die offiziellen europäischen Schematron-Regeln für CII und UBL (Version 1.3.17, Oktober 2026)	Kostenlos, für Entwickler
KoSIT-Validator	Dateien im Profil XRECHNUNG oder ein ZUGFeRD-XML, das gegen die XRechnung-Regeln geprüft wird	Kostenlos, Open Source
FNFE-MPE-Validator	Factur-X-Dateien nach den französischen Regeln. Nützlich, wenn Sie auch französischen Kunden Rechnungen stellen	Kostenlos, Konto erforderlich

Mit Mustang ist die Prüfung einer Datei ein einziger Befehl:

java -Xmx1G -Dfile.encoding=UTF-8 -jar Mustang-CLI-2.26.0.jar --action validate --source RE-2028-0142.pdf

Er gibt einen XML-Bericht aus und endet mit dem Code 0, wenn die Datei gültig ist. So lässt er sich leicht in eine Build-Pipeline einbauen.

Häufige Fehler

Das Profil in den PDF-Metadaten stimmt nicht mit BT-24 im XML überein.
Die Summen stimmen nicht, oft weil jede Position im PDF und im XML anders gerundet wird.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers fehlt im XML, obwohl sie auf dem PDF steht.
Das PDF ist kein echtes PDF/A-3, zum Beispiel weil Schriften nicht eingebettet sind.
MINIMUM oder BASIC WL wurde für eine Rechnung verwendet, die eine vollständige E-Rechnung sein muss.

Praxisbeispiel: Eine Kerzenmacherin aus Leipzig steigt auf ZUGFeRD um

Eine Kerzenmacherin in Leipzig hatte 2026 einen Umsatz von 310.000 €. Nach den deutschen Regeln darf sie im Jahr 2027 mit Einverständnis weiter PDFs senden, aber ab dem 1. Januar 2028 müssen ihre Großhandelsrechnungen an deutsche Geschäfte E-Rechnungen sein (siehe den Zeitplan für Deutschland).

Ihre Großhandelskunden sind kleine Geschenkegeschäfte. Die meisten haben keine E-Rechnungs-Software, eine reine XML-Datei würde sie also verwirren. Sie entscheidet sich für ZUGFeRD 2.5.2, Profil EN 16931:

Bestellung: 120 Kerzen zu je 9,00 € = 1.080,00 € netto
Umsatzsteuer mit 19 %: 205,20 €
Gesamtbetrag: 1.285,20 €

Das Geschenkegeschäft öffnet das PDF und sieht eine normale Rechnung. Die Software seines Steuerberaters liest das XML und bucht es, ohne dass etwas neu eingetippt werden muss. Die Kerzenmacherin bewahrt die Datei samt XML 8 Jahre lang auf.

Eine Folgebestellung über 15 Kerzen kostet inklusive Umsatzsteuer 160,65 €. Das liegt unter der Grenze von 250 € für Kleinbetragsrechnungen, ein einfaches PDF wäre also ebenfalls in Ordnung. Viele Unternehmen senden trotzdem ZUGFeRD, damit jede B2B-Rechnung denselben Ablauf durchläuft.

So hilft Ihnen GoodVat

Eine ZUGFeRD-Datei ist nur korrekt, wenn die Umsatzsteuerdaten darin stimmen: der richtige Steuersatz, die richtige Steuerkategorie, das Reverse-Charge-Verfahren, wo es gilt, und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an der richtigen Stelle. GoodVat Global Tax Compliance (Englisch) übernimmt diesen Teil:

Erfasst Ihre Pflichten in Deutschland, Frankreich und im restlichen EU-Raum, einschließlich der E-Rechnungsformate und Pflichten, die für Ihre Umsätze gelten
Registriert Sie für die deutsche Umsatzsteuer, OSS oder IOSS, wo Sie das brauchen
Berechnet die richtige Umsatzsteuer für jedes Produkt und jeden Kunden und sendet Ihren Kunden konforme Rechnungen
Reicht Ihre Umsatzsteuererklärungen in der EU, im Vereinigten Königreich und in den US-Bundesstaaten ein

GoodVat ist keine E-Rechnungsplattform, kein Peppol-Zugangspunkt und kein Format-Validator. Prüfen Sie Ihre Dateien mit den oben genannten Werkzeugen.

FAQ

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, das Menschen lesen können, mit einer XML-Datei darin, die Software lesen kann. Das PDF ist eine PDF/A-3-Archivdatei, und das XML folgt der Syntax UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) und der europäischen Norm EN 16931. Nach deutschem Recht ist das XML die eigentliche Rechnung, das PDF ist eine für Menschen lesbare Kopie.

Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?

Technisch ja. Seit ZUGFeRD 2.1 im Jahr 2020 sind ZUGFeRD und Factur-X ein gemeinsamer Standard, den das deutsche FeRD und das französische FNFE-MPE gemeinsam pflegen. Zu jeder ZUGFeRD-Version gibt es eine Factur-X-Version mit gleichem Inhalt, zum Beispiel ZUGFeRD 2.5.2 und Factur-X 1.09.2.

Was ist die aktuelle Version von ZUGFeRD?

ZUGFeRD 2.5.2, vom FeRD am 4. August 2026 veröffentlicht und identisch mit Factur-X 1.09.2. Sie korrigiert die Version ZUGFeRD 2.5 vom 10. Juni 2026. Laut FeRD wird im Herbst 2026 eine weitere Version erwartet, die vor allem Rechnungen mit Bruttopreisen unterstützt.

Welche ZUGFeRD-Profile gelten in Deutschland als E-Rechnung?

Ab ZUGFeRD 2.0.1 gelten die Profile BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz als E-Rechnung. MINIMUM und BASIC WL gelten nicht, weil sie nicht alle Angaben enthalten, die eine Rechnung mit Umsatzsteuer braucht. Auch ZUGFeRD-1.0-Dateien erfüllen die Anforderungen nicht.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML, ein Mensch kann es also ohne Spezialsoftware lesen. XRechnung ist reines XML in der Syntax UBL oder CII und braucht ein Anzeigeprogramm. Beide gelten bei B2B-Umsätzen in Deutschland als E-Rechnung. Öffentliche Stellen verlangen meist XRechnung, die ZUGFeRD über sein Profil XRECHNUNG transportieren kann.

Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Die meisten Unternehmen nutzen den E-Rechnungs-Export ihrer Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware oder eine Rechnungs-API, die ein fertiges PDF/A-3 mit angehängtem XML zurückgibt. Entwickler können Open-Source-Bibliotheken wie Mustang für Java oder factur-x für Python verwenden. Prüfen Sie in jedem Fall Version und Profil und validieren Sie die Datei, bevor Sie sie versenden.

Wie prüfe ich, ob ein PDF eine gültige ZUGFeRD-Rechnung ist?

Öffnen Sie im PDF den Bereich der Anhänge und suchen Sie eine eingebettete Datei namens factur-x.xml, zugferd-invoice.xml oder xrechnung.xml. Ob sie gültig ist, prüfen Sie mit einem Validator, zum Beispiel dem kostenlosen Mustang-Kommandozeilenwerkzeug. Es testet das XML gegen das offizielle Schema und die Geschäftsregeln und prüft die PDF/A-3-Datei.

Kann ich ZUGFeRD 1.0 noch verwenden?

Nicht für deutsche B2B-Rechnungen, die E-Rechnungen sein müssen. Das Bundesfinanzministerium akzeptiert ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1 und nur in den zulässigen Profilen. ZUGFeRD 1.0 ist älter als die europäische Norm EN 16931 und nutzt eine ältere XML-Struktur.

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